.

#Mediation
Mediator en advocaat let 's team up!

 

Als mediator zoek ik al een tijd hoe ik in een mediation optimaal kan samenwerken met de bij de mediation betrokken advocaten.

Advocaten kunnen enorm behulpzaam zijn in het mediationproces. Èn ze kunnen het proces ook bemoeilijken.

Wat heb ik uitgeprobeerd?

1. Advocaten zijn aanwezig bij de mediation.

Het voordeel daarvan is dat de deelnemers tijdens de mediation -als dat nodig is- direct een vraag aan hun advocaat kunnen stellen. Er kan snel geschakeld worden. Ook voelen deelnemers zich gesteund. Een mediation kan als spannend worden ervaren. Het nadeel zijn de kosten. Er zitten dan drie professionals aan tafel. Verder kan het ook maken dat deelnemers zich minder vrij voelen om -los van de eerder ingenomen juridische standpunten- echt vanuit zichzelf te spreken.

2. Mediation wordt tijdelijk onderbroken voor onderhandelingen.

Als in mediation de verbinding tussen de deelnemers is hersteld en de oplossingsrichting is bepaald dan hebben deelnemers vaak hun advocaten nodig voor advies en de onderhandelingen. In de afgelopen periode schorste ik dan vaak de mediation. De betrokken advocaten kregen dan gedurende een bepaalde periode de tijd om deze onderhandelingen te voeren. Als dat niet tot overeenstemming leidde zag ik de deelnemers weer aan de mediationtafel. Het nadeel van het uit handen geven door de mediator van de onderhandelingen aan de advocaten is dat dit soms ten koste gaat van de verbinding die in mediation tussen de deelnemers juist met de nodige moeite is hersteld.

3. Mediator werkt samen met advocaten.

In mijn meest recente mediation heb ik op een aantal momenten bewust de samenwerking met de betrokken advocaten gezocht, zonder dat ze aan tafel zaten.

Voorafgaand aan de mediation had ik telefonisch contact met beide gemachtigden.

Vervolgens had ik twee individuele intakegesprekken en een gezamenlijk gesprek met de deelnemers zonder hun advocaten. De deelnemers vonden in het gezamenlijke gesprek op basis van hun belangen en behoeftes een oplossing.

Bij het toetsen en vastleggen van deze oplossing heb ik deze aan de deelnemers èn aan hun gemachtigden toegestuurd.

Aan de advocaten heb ik om feedback gevraagd en telefonisch contact met ze gezocht. Het voordeel was dat ik in dat contact nog wat toelichting kon geven op de aan de mediationtafel gevonden oplossing. De feedback van de advocaten heb ik vervolgens in een concept overeenkomst verwerkt en met de deelnemers besproken.

Vervolgens is alles nog een keer aan alle betrokkenen, deelnemers en advocaten, toegezonden voor een laatste check.

Om deze werkwijze mogelijk te maken tekenen niet alleen de deelnemers maar ook de gemachtigden voor geheimhouding. Op die manier kan er optimaal -vertrouwelijk- met elkaar kan worden gewerkt.

Samenwerken is ideaal

De aanpak in de meest recente mediation is me goed bevallen. De advocaten hebben een goede rol gespeeld in het toetsen en finetunen van de gemaakte afspraken. Alle puntjes op de i. Doordat ik als mediator betrokken bleef bij de terugkoppeling van de mediationtafel naar de advocaten en omgekeerd was er geen verandering van sfeer in de uitwisseling aan de mediationtafel. De kans op behoud van de in de mediation gecreëerde verbinding tussen de deelnemers is daarmee vergroot. En de waardevolle inbreng van hun advocaten is meegenomen in het geheel. Het was een vlot èn zorgvuldig proces.

Natuurlijk is elke mediation anders. Samen met de deelnemers en de betrokken advocaten stem ik aan het begin van iedere mediation steeds af hoe we in de mediationproces het beste vorm kunnen geven. Voor advocaten die mediation adviseren heb ik wat  tips op een rij gezet om hun cliënten goed bij te staan tijdens een mediation.